◎第一步:任務分析

對任務本身進行分析,主要看權限范圍,如果屬于自己的職責,就不能授權。可以授權的任務是對于你來說緊急但不重要的事情。

 

◎第二步:確定授權對象

這個任務屬于哪個崗位的職責,就分配給哪個人去干,這是最常見的做法。但這只是理想化的工作狀態,主要因為:?一方面,很多企業的崗位職責并不是非常明確,有些任務無法劃分職責;另一方面,?即使企業有規范的崗位職責,但是在執行過程中也不一定是嚴格遵循的,因為有些工作并不容易判斷崗位性質,比如臨時性、突發性的工作。

還有很重要的一點是,?了解下屬的工作特點,把工作交給合適的下屬去做,這其實是人力資源管理中非常重要的一一環,??也就是“用人所長”。

 

下面,讓我們來看DISC各種個性特質適合的工作類型,

D型人格,工作特點:目標明確、結果導向,重視效率、強調速度,大局觀強,忽略過程、淡化細節,喜歡挑戰性的工作,反感太過程序化;適合工作:需要立即出結果的、多細節要求不高的工作。

I型人格,工作特點:思維靈活、好奇心強、主義和想法很多,注重有意、善于與人打交道,工作不墨守成規、敢于創新,善于溝通,親和力強;適合工作:臨時的,富有變化的,不會持續很久的,可以不斷創新的工作。

S型人格,工作特點:做事穩重 ,持續力強,心地善良、寬容,善于傾聽,堅持不懈;適合工作:程序化的、不會有太多變化的、緊迫性和壓力都不會太大的工作。

C型人格,工作特點:做事謹慎、在乎細節、善于規劃、執行力強、以身作則;適合工作:需要詳細規劃、有詳細數據和流程、需要非常重視細節的工作。

◎第三步:明確任務要求

把工作分配給下屬時,要明確工作標準,提出任務要求,這樣才能確保工作順利完成。

明確任務要求,還有另外一個含義——明確權限范圍,?防止下屬越權。

為了讓下屬能順利完成某項工作,管理者有時需要給下屬配備“尚方玉劍”——授予特殊的權力,但是要確定其使用期限,任務一旦完成,管理者就要馬上收回特殊權力。

 

用人所長的同時,還要避其所短。各種性格特質在工作中容易出現的問題如下:

D型特質下屬: 缺乏規劃,不重細節,忽略過程,勇猛有余而耐心不足。

I 型特質下屬:變化太多,不重流程,注重感覺而忽視實效,遇到挫折容易放棄。

S型特質下屬:啟動大慢,效率較低,規范有余而創新不足,缺乏堅持到底的毅力。

C型特質下屬:太重規劃,行動不足,注重過程而忽視結果,面對突發問題應變不足。

所以,在交辦任務時,管理者還要針對具有各種性格特質的下屬做好”囑咐”,主要是避免以上他們容易出錯的問題。

◎第四步:過程監控

過程監控是必須的,但是方式是有所不同的。

第一,工作屬性不一樣,監控方式就不一一樣。任務越重要,管理者對其進行的監控就應該越重視。常規性、可控制的任務,監控可以寬松些,非常規、變化大的任務,監控就要嚴格些。

第二,下屬表現出的性格特質不一一樣,監控方式就不一樣。

 

D型特質下屬:主要防止“過分完成”。過分完成即超過了任務的范圍,把這個任務完成好了,卻帶來了另外的問題。同時,還要防止其在任務完成中造成人際關系的緊張。對于這種性格特質下屬的監控要注意方式,因為他們最反感被監控,,這樣會讓他們有一種不被信任的感覺。

因此對于D型特質下屬,可以采用“階段性工作進展匯報”的方式上司對其平時的工作不用管大多,只要在規定的時間內匯報工作就行。通過這樣的方式,上司既能了解工作的進展情況。又讓下風感優得到信任。

 

I型特質下屬:主要防止兩點。一是大過創新,工作走樣:二是中途放棄。對于上司的監控,I型特質下屬是既反感又喜歡——反感是因為他們被監視和控制,喜歡是因為他們受到了上司的重視。

因此對于I型特質下屬,上司可以采用的監控方式是??“隨時匯報和關注”。隨時匯報,是給他展示自己、邀功的機會,因為I型特質下屬喜歡將自己所做的工作隨時匯報給上司,以獲得上司的獎勵和認可。上司一旦發現很長時間沒有得到下屬的匯報,很可能是工作出現狀況了。因此要隨時關注他的工作進展,讓他感覺一直在被關注。

 

S型特質下屬:主要防止兩點,一是啟動太慢,他們就算接受了任務,也會遲遲不啟動,因此上司需要督促其抓緊行動;二是進展緩慢,他們就是開始著手工作了,也是不慌不忙,不太注重效率,結果意識不強,因此上司需要督促其提升效率。

S型特質下屬也不太喜歡被監控,主要是害怕上級給他們施加太大壓力。不要期望他們會主動匯報工作,更不要期望他們像I型特質下屬一樣“告訴你一個好消息”。因此,上司要實時保持對下屬的主動關注,主動去詢問他們的工作進展情況,同時間問他們需要什么支持。這樣既督促了他們盡快完成工作,又給了他們力量。

C型特質下屬:主要是防止三點,第一,C型特質下屬太過于重視計劃,行動遲緩,所以上司要盡伏批準他的計劃并督促其實施:第二,C型特質下屬大重細節而糾纏其中,容易把問題擴大化,而忘記了自己的最終目標,這就要幫助他樹立大局意識:第三,C型特質下屬在工作中可能會受情緒的影響,因此上司要幫助他保持積極的狀態。

因此,對于C型特質下屬的監控方式可以是“嚴格按照計劃推進工作”,上同可以幫助他計劃好工作的節點,并據此實施監控,既督促他提高效率,又可以及時發現并解決問題。

 

◎第五步:任務評估

任務評估包括過程的評估和最后結果的評估。過程的評估在監控的過程中就可以完成,但是這里所說的評估主要是指最后結果的評估,評估后要根據結果實施獎懲。

以上是授權管理完整的流程。“從你真正掌握授權的那一天開始,你才算一個合格的管理者。”請牢記著名管理學家、資深管理咨詢師拉姆.查蘭的這句話。